जिला मुख्यालय पर स्वतंत्रता दिवस 2023 को सुचारू रूप से मनाने की व्यवस्था पर चर्चा करने के लिए, उपायुक्त उधमपुर सचिन कुमार वैश्य ने कॉन्फ्रेंस हॉल, डीसी कॉम्प्लेक्स में लाइन विभागों के जिला अधिकारियों की एक बैठक बुलाई।बैठक में वरिष्ठ पुलिस अधीक्षक डॉ. विनोद कुमार, अतिरिक्त उपायुक्त जोगिंदर सिंह जसरोटिया, एसडीएम रामनगर शिशिर गुप्ता, मुख्य योजना अधिकारी मुदस्सिर याकूब जरगर, सहायक आयुक्त राजस्व रफीक अहमद जराल, एसडीएम और नागरिक प्रशासन, पुलिस, सीआरपीएफ के अन्य वरिष्ठ अधिकारी उपस्थित थे।
बैठने की व्यवस्था, बैरिकेडिंग, सुरक्षा, यातायात विनियमन, पेयजल और बिजली आपूर्ति, स्वच्छता, प्राथमिक चिकित्सा, पीएएस, फायर-टेंडर, मजिस्ट्रेट ड्यूटी, जलपान, रोशनी, परिवहन आदि पर विस्तृत चर्चा की गई।बैठक में तय हुआ कि मुख्य समारोह गवर्नमेंट पीजी डिग्री कॉलेज ब्वॉयज में होगा, जहां वीआईपी राष्ट्रीय ध्वज फहराएंगे। समारोह की शुरूआत सूचना विभाग की ओर से सुबह शहनाई वादन से होगी। बैठक में निर्णय लिया गया कि रिहर्सल 5 अगस्त 2023 से शुरू होगी।
उपायुक्त ने विभिन्न विभागों के अधिकारियों को पूरे जोश और उत्साह के साथ समारोह में भाग लेने और राष्ट्रीय समारोह को सफल बनाने के लिए निकट समन्वय में काम करने पर जोर दिया। उपायुक्त ने संबंधित अधिकारियों को राष्ट्रीय समारोह के सुचारू और उत्साहपूर्ण उत्सव के लिए समय पर सभी आवश्यक व्यवस्थाएं करने का निर्देश दिया। उन्होंने सभी विभागों के अधिकारियों एवं कर्मचारियों से समारोह के दिन कार्यक्रम स्थल पर उपस्थित रहने का आह्वान किया।
बैठक में यह निर्णय लिया गया कि जिला पुलिस, एसकेपीए, सीआरपीएफ, स्वयंसेवक होम गार्ड, एनसीसी और विभिन्न कॉलेजों और स्कूलों की टुकड़ियां मार्च पास्ट में भाग लेंगी। इस अवसर पर छात्रों द्वारा देशभक्ति और समृद्ध डोगरा संस्कृति को दर्शाते विभिन्न सांस्कृतिक कार्यक्रम भी प्रस्तुत किए जाएंगे। पीडब्ल्यूडी, पीएचई और पीडीडी के कार्यकारी अभियंताओं को समारोह स्थल पर बैठने, बैरिकेडिंग और पीने के पानी की व्यवस्था के अलावा निर्बाध बिजली आपूर्ति सुनिश्चित करने का निर्देश दिया गया।
मुख्य कार्यकारी अधिकारी नगर पालिका को कार्यक्रम स्थल के साथ-साथ शहर में भी साफ-सफाई बनाये रखने को कहा गया।प्राथमिक चिकित्सा व्यवस्था के संबंध में मुख्य चिकित्सा अधिकारी को निर्देशित किया गया कि समारोह के समापन तक चिकित्सकों की टीम एवं आवश्यक दवा के साथ एक एम्बुलेंस की तैनाती सुनिश्चित करें। डीसी ने कहा कि जिला और यातायात पुलिस सुरक्षा और यातायात प्रबंधन सुनिश्चित करेगी।
एआरटीओ को पर्याप्त संख्या में बसों की व्यवस्था सुनिश्चित करने का निर्देश दिया गया ताकि स्वतंत्रता दिवस समारोह में बड़ी संख्या में लोग शामिल हों। राष्ट्रीय समारोह के सफल आयोजन के लिए स्वागत समिति, प्रकाश समिति आदि विभिन्न समितियों का भी गठन किया गया।